Ab dem 1. Januar 2025 ist laut Wachstumschancengesetz bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Das Bundesfinanzministerium beantwortet in einem FAQ die wichtigsten Fragen zur Umstellung, nennt die Übergangsregelungen.
Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen, teilt das Bundesfinanzministerium (BMF) mit.
Ab Januar liege eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise ein einfaches PDF‑Dokument falle dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format habe.
In einem FAQ finden sich Antworten auf die 15 am häufigsten gestellten Fragen zur E‑Rechnung. Wichtige Antworten sind etwa:
Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, heißt es in den FAQ des BMF, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht
In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei unter anderem:
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.
Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G‑Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E‑Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Allerdings sind bereits seit dem 27. November 2020 Lieferanten und Dienstleister auf Grundlage der E‑Rechnungsverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet.
Eine E-Rechnung liege insbesondere dann vor, wenn sie die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC‑WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung.
Weiterhin kann das Format einer E-Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung sei, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung ermöglicht. Sofern diese Voraussetzungen erfüllt seien, können dadurch z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT weiter für E-Rechnungen genutzt werden.
Das Gesetz sehe keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss. Dadurch soll die notwendige Flexibilität für verschiedene Lösungen in der Praxis erreicht werden. Daher kommen etwa der Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe z. B. auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht.
Ein Unternehmen muss ab dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reiche bereits ein E‑Mail‑Postfach aus, so das BMF.
In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E‑Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF‑Datei) kann – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Hintergrund sei, erläutert das BMF, dass dem Empfänger nicht zugemutet werden kann, ein ihm gänzlich unbekanntes elektronisches Format zu akzeptieren.
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.
Schließlich könne ein EDI‑Verfahren, das nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine E‑Rechnung erfüllt, noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 verwendet werden.
Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen sei bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.
Auch wenn die Entscheidung über die Nutzung der Übergangsregelungen dem Rechnungsaussteller zustehe, ermöglichen es diese Regelungen auch einem Rechnungsempfänger, einen Vertragspartner auszuwählen, der zunächst z. B. noch Papierrechnungen ausstellt.
Die detaillierte Verwaltungsauffassung kann dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 entnommen werden.
