"Wichtig sind gut integrierte, internetbasierte Tools"

Wie schnell konnten Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen an die Schutzmaßnahmen anpassen?
Das war bei uns tatsächlich von heute auf morgen möglich. Bei uns wird ohnehin regelmäßig das Homeoffice genutzt und alle sind mit einem Laptop ausgestattet. Zudem sind unsere Arbeitsmittel konsequent internetbasiert. 

Welche digitalen Tools haben sich bei Ihnen bewährt?
Es gibt viele Tools auf dem Markt. Wichtig ist, dass sie internetbasiert sind und gut in die gesamte IT-Infrastruktur integrierbar sind. Bewährt hat sich für uns Google Business: Es bietet eine komplette Lösung von der Kalenderverwaltung über kollaboratives Arbeiten an Dokumenten bis zu Videokonferenzen. Um uns schnell und direkt auszutauschen, nutzen wir den Messagingdienst Slack. In der dezentralen Situation ist unsere agile Arbeitsweise zudem ein großer Vorteil. In Boards, für die wir den Taskmanager YouTrack einsetzen, sind Aufgaben klar strukturiert und organisiert. Was sonst auch mal zwischen Tür und Angel besprochen werden kann, muss jetzt über digitale Werkzeuge gelöst werden. 

Gibt es in der Verlagsbranche einen besonders hohen Innovationsbedarf?
Mich hat begeistert, wie schnell sich unsere Kunden auf die Situation eingestellt haben. Ich hatte nicht das Gefühl, dass irgendwer überfordert war. Wir beobachten den Trend, dass Prozesse überprüft und neue Lösungen gefunden werden. Solche Optimierungsthemen stehen jetzt im Vordergrund – weil dafür gerade Zeit ist und weil der Bedarf die Innovationsprozesse beschleunigt. Als wir mit den Holtzbrinck Buchverlagen im letzten Jahr eine Standardisierung über die verschiedenen Standorte hinweg eingeführt haben, erlebten wir eine große Offenheit dafür, gemeinsam Veränderungen zu schaffen. 

Wie fließen die neuen Erfahrungen in die Weiterentwicklung?
PONDUS ist rein internetbasiert. Das ermöglicht unseren Verlagen den dezentralen Zugriff auf alle Daten. Viele Prozesse laufen aber noch außerhalb des Systems ab. Hier ist nun der Bedarf, noch stärker zu digitalisieren und zu standardisieren. Gerade haben wir das Redesign der Oberfläche ausgerollt. In dem Zuge haben wir unsere integrierte Mitteilungszentrale ausgebaut und damit den Austausch von Informationen rund um die Produkte verbessert. Aktuell arbeiten wir an einer Erweiterung für eine individuell konfigurierbare Aufgaben- und Terminverwaltung. 

Haben Sie Ihre Kundenkommunikation umgestellt?
Zentrale Google-Tabellen und Videokonferenzen sind unsere Kunden gewohnt. Erstmals haben wir nun auch ganztägige Workshops digital abgehalten. Natürlich fehlt der persönliche Kontakt, aber auch das funktioniert überraschend gut. Und auch hier gibt es Tools, wie zum Beispiel Miro, über die man Whiteboards am Bildschirm nutzen kann und damit ein Stück näher an der gewohnten Workshop-Atmosphäre bleibt. Für uns ist es sehr traurig, dass wir das für Mai geplante User-Group-Treffen absagen mussten. Jetzt planen wir gerade, auch dieses Treffen durch digitale Angebote zu kompensieren. 

Wie halten Sie bei PONDUS den Teamgeist aufrecht?
Natürlich fehlt es uns, neben dem durchorganisierten Büroalltag gemeinsam Zeit zu verbringen. Doch Onlinemeetings kann man nicht nur für Businesskonferenzen nutzen. Als Ausgleich für fehlende Küchengespräche und Kickerspiele haben unsere Mitarbeiter einen „Hopfentreff“ organisiert, um ein gemeinsames Feierabendgetränk per Videokonferenz zu genießen.

Zur Person

Dominik Huber ist Mitgründer und seit 2013 geschäftsführender Gesellschafter der PONDUS Software GmbH. Zu ihren Kunden zählen 36 Verlage, darunter die Verlagsgruppen Bonnier und Holtzbrinck und unabhängigen Verlage wie mare, Kein & Aber und Matthes & Seitz. Zuvor war Huber viele Jahre bei Droemer Knaur, zuletzt als Leiter der Internetkommunikation und des Onlinemarketings. Dort wurde 2003 zusammen mit der Software-Firma ID.on die erste Version von PONDUS entwickelt.