Bereits 2010 sagte Mark Majurey, Digital Development Director unseres Kunden Taylor & Francis Group auf dem Publishers’ Forum: „Without full and complete metadata and without the capability to output and feed that metadata to the digital supply chain, our titles are destined to be lost in the noise of the market.” Er zitierte Tim O’Reilly: “Obscurity is a far greater threat to authors and creative artists than piracy” (Aussage von 2002) und schloss: “Metadata is the key to success.”
Unserer Beobachtung nach sind diese Aussagen in der Branche auch jetzt, nach fast 10 Jahren, noch nicht deutlich genug angekommen. „The noise of the market“ und “the darkness of obscurity” sind allerdings nicht nur eine Bedrohung für die Auffindbarkeit für Titel im traditionellen Sinn.
Granularere und vielfältigere Formen und Formate: Was tun, wenn der pro Produkt erwirtschaftbare Beitrag sinkt?
Die Prozesse im Verlag ändern sich: Besonders STM-, Schulbuch- und Fachverlage publizieren ihren Content in immer mehr elektronischen Produktvarianten und in granularerer Form. Diese Unternehmen denken verstärkt von den Inhalten her, und erst in zweiter Linie spielt eine Rolle, in welchen Produkten/Formaten diese produziert und vertrieben werden.
Wenn Produkte und Produktformen immer zahlreicher werden, wird die Herausforderung größer, diese auch zuverlässig auffindbar zu machen. Mit der wachsenden Etablierung digitaler Produktformate, wie E-Books, E-Kapitel, Apps und anderer Softwareprodukte, haben sich die Anforderungen an das Metadatenmanagement verschärft: Dieses muss als ein Kernprozess in der Wertschöpfungskette im Verlag begriffen werden. Gleichzeitig kann der bisweilen hohe (manuelle) Aufwand, der in der Vergangenheit getrieben wurde, um Produkte mit beschreibenden Daten, Texten, Klassifizierungen zu versehen, in dieser Form künftig so nicht mehr wirtschaftlich vertretbar funktionieren.
Wenn immer zahlreichere Produkte in diversen Formaten in höherer Granularität auf den Markt kommen, sinkt der pro Produkt erwirtschaftbare Beitrag. Daher muss notwendig auch der Aufwand, den sich ein Verlag pro Produkt in diesem Bereich leistet, reduziert werden.
Zwei Themen stehen hier im Blickpunkt: Standardisierung und Automatisierung. Beide sind steter Bestandteil der Klopotek Entwicklungen im Bereich der Titelpflege.
Wirklich alles klar mit ONIX?
Die Standardisierung der Metadaten durch ONIX 3.0 sollte kein Thema mehr sein. Tatsächlich zeigt sich, dass der deutschsprachige Markt bei weitem nicht durchgängig Daten in diesem Format bereitstellen und verarbeiten kann. Klopotek unterstützt weiterhin ONIX 2.1 und ermöglich den Verlagen einen einfachen Umstieg auf ONIX 3.0.
Der formale Datenstandard allein ist nicht hinreichend. Klassifizierungsstandards wie Thema, BIC, BISAC können Verlagen helfen, ihre Produkte nach Kategorien zu klassifizieren, die auch beim potenziellen Käufer oder Nutzer bekannt sind. Die softwareseitige Unterstützung beim Prozess der Klassifizierung, z.B. über die Klopotek STREAM-App Classification Manager, hilft dem Verlag, diese Aufgabe mit vertretbarem Aufwand zu leisten (mehr zur cloudbasierten STREAM-Plattform hier).
Bunter Strauß an E-Book-Formaten bedeutet weiterhin hohe Aufwände
Trotz häufig geäußerter Prophezeiungen hat sich EPUB3 (noch) nicht als technischer Standard durchgesetzt: Gegenwärtig konkurrieren einige digitale E-Book-Formate miteinander und die Verlage müssen, um die unterschiedlichen E-Reader-Endgeräte unterstützen zu können, aktuell sechs oder mehr verschiedene E-Book-Formate für einen Content zur Verfügung stellen. Vertreiben Sie also neben der Print-Variante eines Produktes etwa eine EPUB-, PDF- (z.B. Apple Books) und/oder eine MOBI- oder AZW-Datei (z.B. Kindle Paperwhite) für das E-Book, so sind zentrale Stammdaten wie ISBN oder Preis je Variante vorzuhalten, um die Distributoren entsprechend mit Daten versorgen zu können.
Klopotek unterstützt diesen Prozess, ohne dass das Produkt insgesamt redundant vorgehalten und gepflegt werden muss. Die Unterstützung zielt dabei auf die Pflege der Metadaten ebenso wie auf die Ausgabe der Produktdaten in Katalogen, Shops und Titelmeldungen.
Künstliche Intelligenz für bessere Metadaten: vielversprechende Ansätze für Rationalisierungsmöglichkeiten
Neben der Standardisierung ist die Automatisierung ein Schlüssel zur effizienteren Durchführung von Prozessen. Im Bereich des Metadatenmanagements geht es dabei einerseits um die automatisierte Erzeugung und Kontrolle der Metadaten, andererseits ist die Verteilung und Kommunikation der Metadaten ein Bereich, der geradezu nach Prozessautomatisierung ruft.
Zur Erzeugung von Metadaten gibt es neben den Klassifizierungsfunktionen reichlich Ansätze, um auch durch den Einsatz der vielberufenen Künstlichen Intelligenz Content, und das Wissen darum, zur Erzeugung beschreibender Texte und weiterer Informationen effizient und automatisiert mit Metadaten anzureichern.
Die Versorgung eigener Plattformen oder derjenigen der Dienstleister, das Einspielen der Metadaten in die Informationskanäle der Aggregatoren, das Versorgen relevanter Suchmaschinen: Hier greifen automatisierte Selektions- und Transformationsverfahren und bieten bereits heute den Verlagen erhebliches Potenzial zur Rationalisierung.
Software-Unterstützung, die auf Probleme bei der Datenqualität proaktiv aufmerksam macht
Klopotek hat sich auf die Fahnen geschrieben, den Prozess zwischen der Erzeugung von Metadaten und der Ausspielung dieser Daten ebenfalls zu unterstützen. Wir haben ein Werkzeug zum Datenqualitätsmanagement entwickelt. Damit lassen sich flexibel Qualitätsprüfungsstufen definieren, die ein Produkt in seinem Entstehungsgang bis hin zur Auslieferung durchlaufen muss. Das System übernimmt die kontinuierliche Prüfung der Datenqualität und visualisiert der/m verantwortlichen Kollegin/en unmittelbar, welche Produkte in welchem Stadium aufgrund nicht gegebener Qualität und Vollständigkeit der Daten im Prozess ‚feststecken‘. Dieser Qualitätssicherungsschritt minimiert Datenkorrekturaufwand, der bis heute häufig anfällt, wenn Daten erst einmal falsch auf einer Plattform gelandet sind.
Im Arbeitsalltag werden Titel aus der Backlist häufig als Vorlage für die Neuanlage von Produkten im System verwendet – ohne vorher zu prüfen, ob die Qualität der Metadaten auch für die neuen Titel ausreichend sein wird. Und es gibt noch viele andere Gründe, warum Titel oft mit falschen oder unvollständigen Metadaten versehen sind: der Wechsel zu einer neuen Software, die Anpassung an Marktveränderungen, der Erwerb von Produkten anderer Verlage, etc.
Die STREAM-App Product Quality Manager unterstützt beim Prüfen und Verbessern von Metadaten. Um alle wichtigen Aspekte in diesem Bereich optimal abdecken zu können, bietet der Product Quality Manager zwei Sichten auf die Datenverwaltung: die (umfangreiche) Titellisten- und die Einzelprodukt-Ebene.
Von der ersten Titelidee bis zum finalen Check: Unterstützung für den gesamten Metadaten-Erfassungsprozess
Klopotek deckt den Prozess, der laut Mark Majurey „the key to success“ ist, vollständig ab: Der Title Metadata Editor bildet dabei die Brücke zwischen der Eingabe erster Titeldaten (z. B. mit dem Early Title Manager) und dem kontinuierlichen Überprüfen der wichtigen Titel-Informationen (wie oben ausgeführt, mit dem Product Quality Manager).
Wir bieten umfassende Titel-Attribute, die zur Pflege der Produktstrukturen von Ausgaben, Auflagen und Nachdrucken genutzt werden können. Indem Sie nur die Attribute verwenden, die Sie benötigen, und Ihre Auswahl Ihren Erfordernissen entsprechend anordnen, können Sie Ihre eigene Benutzeroberfläche für die Titelpflege erstellen.
Aber welche Attribute müssen zu welchem Zeitpunkt mit Daten versehen werden? Um einen übersichtlichen Workflow zu gewährleisten, bietet der Title Metadata Editor verschiedene, flexibel zu definierende Szenarien, z.B. ‚Produkt-fertig zur Titelkonferenz: Meilenstein 1‘, ‚Produkt-fertig zur Veröffentlichung im Web: Meilenstein 2‘, etc. Jedes Szenario beinhaltet die passenden Attribute.
Wenn Sie für die Titelpflege mit unterschiedlichen Szenarien arbeiten möchten, nutzen Sie den Scenario Manager, um sich Ihren eigenen Workflow zu komponieren. Dies passiert in einem einfachen dreistufigen Prozess, der maximale Effizienz und Wiederverwendbarkeit sicherstellt:
Zunächst wählen Sie die Elemente aus unserem Pool von Attributen aus, die Sie benötigen, und fügen sie zu Gruppen zusammen. Im zweiten Schritt erstellen Sie ein Canvas: Sie visualisieren die Elementgruppen so, wie es für Sie sinnvoll ist, und legen fest, welche Felder ausgefüllt werden müssen, welche Daten nur lesbar, aber nicht überschreibbar sind. Dann erzeugen Sie Ihr eigenes Szenario, indem Sie Ihre Canvases darin einbauen und sie in einem Workflow anordnen – fertig. Auch die Tabs und Icons sind konfigurierbar, so dass die Benutzeroberfläche Ihres Szenarios Sie optimal unterstützen wird.
Mit den STREAM Anwendungen Title Metadata Editor und Scenario Manager beschreiben Sie Titelpflege-Prozesse genau so, dass sie für Sie optimal passen. Das bedeutet schlankere Abläufe und höhere Datenqualität, weil Sie selbst bestimmen, welche Felder von Ihren Mitarbeiter*innen zu welchem Zeitpunkt im Workflow (korrekt) ausgefüllt werden müssen.
Herausforderung Component-Based Business: erst kommen die Komponenten, dann die Produkte
Verlagsprodukte werden in deutlich granulareren Einheiten gedacht und geplant: als Kapitel, Unterkapitel, etc., in unterschiedlichen Formen wie Videos, Audio-Dateien, Datenbanken oder schlicht als Text-Schnipsel oder ‚Chunks‘. Neue Produktformen führen zu neuen Vertriebsmodellen. Diese erfordern flexible Möglichkeiten, die granularen Einheiten in unterschiedlichen Produktformen zu kombinieren. Beispiele dazu sind u. a.:
Zur besseren Unterstützung der Prozesse rund um das Component-Based Business entwickelt Klopotek ein Modul, in dem, ausgehend von einem Werk, ein zentraler Planungsraum für sämtliche Komponenten und Produkte zu einem Werk geschaffen wird. Mittels einer Komponenten-Liste können Komponenten geplant, organisiert, verschoben, verworfen werden, bevor entschieden wird, in welcher exakten Erscheinungsform die Komponente als eigenständiges Produkt oder als Teil eines Produkts publiziert werden wird.
Dazu gehört, dass Komponenten eigenständig kategorisiert und mit Metadaten bestückt werden können. Erst in einem Folgeschritt werden Komponenten den Manifestationen des Produkts zugeordnet.
Granularere Inhalte bedeuten eine komplexere Rechte-Situation – haben Sie die Kontrolle?
Eine ausgezeichnete Bedeutung kommt dem Management der Rechte der in diesen granularen Einheiten verwendeten Assets zu. Letztlich sind die zu einem Asset – gleich welcher Granularität – gehörenden Rechte auch eine Form von Metadaten zu einem Produkt.
Die Vielfalt von Produkten und Formaten erzeugt auch in diesem Bereich einen immensen Druck, das Rechtemanagement zu automatisieren. Auch hier hat Klopotek Entwicklungen vorangetrieben, um z.B. dem Schulbuchverlag zu ermöglichen, jederzeit auf Knopfdruck Transparenz hinsichtlich der Nutzung seiner Asset-Nutzungsrechte in beliebigen Produktvarianten und-Formaten zu dokumentieren:
Die STREAM-Anwendung Permissions and Compliance Manager hilft, Ausgaben zu reduzieren, Risiken, Arbeitsaufwand und Lieferantenkosten im Griff zu behalten und erhöht so Qualität und Wert der Inhalte. Mit dieser browserbasierten App erhalten Verlage Unterstützung beim Rechteerwerb und der Lizenzierung auf Asset-Ebene. Sie verwalten alle Aspekte der Metadaten, die zum Erwerb / Vertrieb und zur Nachverfolgung der Lizenzen sowie zur Sicherstellung der Einhaltung der Vereinbarungen erforderlich sind.
Die Daten stehen allen Beteiligten korrekt und zuverlässig, in einem weitestgehend automatisierten Prozess, unkompliziert zur Verfügung. Ein zentrales Repository wird geboten, das die Korrektheit und Verfügbarkeit detaillierter Informationen denjenigen, die darauf angewiesen sind, jederzeit garantiert.
So kann der Verlag den sicheren Zugriff auf seine zentralen Inhalte gewährleisten und den Content-Lieferanten dabei die ordnungsgemäße und finanziell angemessene Einhaltung der rechtlichen Vereinbarungen garantieren. Ein vergleichbares System ist bei keinem unserer Mitbewerber auf dem Verlagssoftware-Markt im Angebot.
