An unterschiedlichen Orten zu arbeiten ist für die ca. 200 Mitarbeiter der knk Gruppe Alltag. Denn der Hauptsitz des Software- und Beratungsunternehmens ist Kiel, es gibt jedoch in Deutschland 6 weitere Standorte. Darüber hinaus hat die knk Gruppe eigene Büros in Frankreich, Großbritannien und in den USA.
Die knk Gruppe arbeitet remote seit einiger Zeit mit einem speziellen Tool von Microsoft zusammen: Microsoft Teams. Aber das Tool ist nicht alles. Es gibt ganz allgemein bestimmte Best Practices, die das mobile Arbeiten erleichtern. Ein paar dieser Erfahrungen, Vorteile und Praktiken aus unserem Alltag möchten wir heute vorstellen:
Unsere wesentlichen Ziele bei der Remote-Arbeit:
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KommunikationKamera nutzen
Kommunikation lebt allgemein von verschiedenen Aspekten und Dimension. Ganz wichtig dabei sind auch Gestik und Mimik, die sogenannte non-verbale Kommunikation. Bei der Remote-Arbeit sollte daher immer die Videofunktion eingeschaltet sein, damit man zumindest etwas von der Mimik und Gestik des Gesprächspartners mitbekommt. Zugegebenermaßen ist es bei den ersten Meetings noch ungewohnt und ein etwas seltsames Gefühl, aber man gewöhnt sich so schnell daran, dass man schon nach ein paar Wochen auf das Video gar nicht mehr verzichten möchte.
Check-Ins
Da wir uns nicht mehr alle auf dem Flur oder im Büro treffen, halten wir regelmäßige Check-Ins mit unseren Kollegen oder Vorgesetzten ab, um up to date zu sein und zu wissen, was jeder macht, denn das bekommt man nicht mehr einfach mit, wenn viele oder alle remote arbeiten.
Es ist wichtig, dafür Zeit einzuplanen. Wenn es noch neu ist, im Wesentlichen remote zu arbeiten, raten Experten dazu, sich regelmäßig einmal die Woche bis täglich mit seinen Teammitgliedern per Video zu treffen. Wir haben sogenannte wöchentliche oder tägliche Check-Ins mit einer Dauer von durchschnittlich 30 Minuten.
Ziel dieser Check-Ins ist es, mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, kurzfristig offene Punkte zu klären und gemeinsam abzustimmen, ob noch Kapazitäten für weitere Aufgaben vorhanden sind. Dieser persönliche Kontakt ist besonders wichtig, wenn Ihr Team bisher keine Erfahrung mit der mobilen Arbeit von zu Hause hat. Auf der anderen Seite bekommt die Führungskraft einen guten Überblick, wo das Team gerade steht und an welchen Stellen ggf. noch nachjustiert werden muss oder Unterstützung benötigt wird, um beispielsweise wichtige Deadlines einzuhalten. Bei der Remote-Arbeit ist es besonders wichtig, Erwartungen (z.B. an das Team) klar zu formulieren, weil in der virtuellen Kommunikation - gerade wenn noch ungeübt - manchmal leichter etwas unklar bleibt oder missverstanden werden kann.
Klare Arbeitszeiten / Ansprechbarkeit deutlich machen
Da bei der Remote-Arbeit meine Kollegen nicht sehen können, ob ich gerade am Platz sitze, arbeite und ansprechbar bin, ist es wichtig, z.B. im Kalender deutlich sichtbar zu machen, wann man erreichbar ist. Dieser Status ist auch in unserem Kollaborations-Tool über kleine Icons direkt einsehbar und kann vom Mitarbeiter auch manuell bearbeitet werden, beispielsweise wenn Zeit für Stillarbeit (Fokuszeit) geplant ist.
Pausenzeiten einhalten
Wer von zu Hause oder unterwegs arbeitet, wo man natürlich nicht von den Kollegen zum Mittagessen abgeholt wird, sollte besonders darauf achten, regelmäßig Pausen zu machen, aufzustehen und gern auch mal einen kurzen Spaziergang machen.
Einladung gibt bereits die Struktur vor
In der Termineinladung senden wir schon in den Einladungstext mit, beschreiben, was das Ziel des Meetings ist und welche einzelnen Tagesordnungspunkte besprochen werden sollen. Es heißt also: Kein Meeting ohne Agenda.
In virtuellen Meetings verschiebt sich häufig der Fokus vom persönlichen Austausch und Gespräch hin zum Gesprächsgegenstand. Um dem gerecht zu werden, hilft es, in Remote-Meetings stärker mit visuellen Hilfsmitteln wie Präsentation etc. zu arbeiten. Es gibt sogar Anbieter und Tools, die auch ein virtuelles Whiteboard anbieten, an dem gemeinsam gearbeitet und das Ergebnis als Bild gespeichert werden kann. Eine einfachere Variante ist es, die Dokumente, Texte, Tabellen und Grafiken über die man spricht, auf dem Bildschirm zu teilen. Stellt einer der Meeting-Teilnehmer gerade Ergebnisse vor, sollten sich die Teilnehmer stumm schalten, um unnötige Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Die Stummschaltung kann dann im Frageteil wieder aufgehoben werden.
Moderation
In einem virtuellen Meeting ist es noch wichtiger, einen Moderator zu haben, der durch den Termin führt und darauf achtet, dass Pausen für Nachfragen gelassen werden oder ob jemand einen Wortbeitrag einbringen möchte. Das mag ganz unspektakulär klingen, aber gerade Wortmeldungen und Zwischenfragen sieht man nicht immer, wenn man nur digital beieinander ist. Denkbar sind auch kurze Abstimmungen über einen gemeinsamen Chat, um z.B. Zustimmung zu einem Punkt im Meeting zu erhalten. Gerade bei größeren Meetings bietet es sich dann an, dem Präsentator eine weitere Person zur Seite zu stellen, die den Chat betreut.
Notizen / Protokolle
Bei Online-Meetings ist es noch wichtiger, die Ergebnisse und To-Dos kurz zusammenzufassen. Anders als bei physischen Meetings haben diejenigen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, nicht die Möglichkeit, kurz auf dem Flur oder in der Küche nachzufragen, welche Themen es gab. Einige Anbieter von Kollaborationstools bieten auch die Möglichkeit, Meetings aufzuzeichnen. Dies ist gerade jetzt eine besonders wertvolle Option, wenn Kollegen aufgrund der Kinderbetreuung zu Hause nicht immer durchgängig verfügbar sind. Um Aufgaben zu strukturieren und nachzuhalten, gibt es verschiedene Tools wie Trello, Asana, Microsoft Planner oder Ähnliche. Notizen kann z.B. in gemeinsamen One-Note-Seiten festhalten und bearbeiten.
Wer nicht schon ein Intranet für die internen Kommunikation hat, kann die jetzige Situation auch nutzen, eines über die Kollaborationstools zu etablieren.
In dem Kollaborationstool, das wir nutzen, haben wir ein zentrales Team für alle Mitarbeiter erstellt, in dem wir Organisatorisches, interne Events, Informationen zu unserem Produkt, nützliche Links rund um unsere Standorte und vieles mehr posten. Wir haben dieses Team „knkKompass“ genannt.
Wir bieten unseren Kollegen außerdem einmal im Monat einen sogenannten LiveKompass an, der ebenfalls über das Kollaborationstool umgesetzt wird. Im LiveKompass stellen wir unseren Kollegen in 60 Minuten die wichtigsten prozessualen und operativen Neuerungen vor.
Digitale WeiterbildungWir haben bei knk verschiedene Kleinformate wie „knowledge2go“ und „methods4try“ etabliert. Diese 30-minütigen digitalen Formate finden alle zwei Wochen im Wechsel statt und geben den Mitarbeitern Input zu aktuellen Themen, Methoden, Tipps und Tricks. Wir zeichnen alle Sessions auch auf, damit jeder im Nachgang darauf zu Griff hat, wann immer er oder sie Zeit dazu hat. Die Aufzeichnungen werden in Microsoft Stream, unserem „firmeninternen Youtube“, hochgeladen und können dort von den Kollegen on demand angeschaut werden. Auf diese Weise sind Informationen, die in physischen Meetings evtl. nur dem Teilnehmerkreis vorbehalten sind, nachhaltiger, weil sie im Nachgang für unterschiedliche Zwecke von Einarbeitung bis Weiterbildung genutzt werden können.
Darüber hinaus können so auch andere Online-Schulungen, -Präsentationen und -Weiterbildungen unkompliziert aufgenommen und strukturiert abgelegt werden.
Organisation
Wir empfehlen für die Umstellung auf Remote-Arbeit zu den unterschiedlichen Aufgaben, kleine Task-Forces zu bilden, die sich z.B. in der Kommunikation über Kanäle und Strukturen beraten und die Umsetzung auf übergeordneter Ebene vorantreiben. Uns haben zu Beginn dabei auch Checklisten und Guidelines geholfen. Denkbar ist auch ein Remote-Codex. Wenn man nicht nur mit dem deutschsprachigen Raum zusammenarbeitet, ist es auch wichtig, sich Gedanken zu machen, wie man die nicht-deutschen Kollegen in der Kommunikation mitnimmt.
Generell ist es wichtig, auch Experimenten mit unterschiedlichen Kommunikationsformaten Raum zu geben.
Zu den technischen Aufgabenstellungen bieten wir am Donnerstag den 19.03.2020 von 11 bis 12 Uhr eine FAQ-Session mit unserer IT-Abteilung an, in der wir gern Ihre Fragen so gut wie möglich beantworten. Bitte senden Sie uns vorab Ihre Fragen zu, damit die Kollegen sich darauf vorbereiten können. Bitte senden Sie Ihre Fragen bis Mittwoch, den 18.03.2020 um 12:00 Uhr an knkServices@knk.de.
Teil 1:
Mobil außerhalb des Büros arbeiten - Best practices und Tipps von knk
