Früher war das Fax eine hochmoderne Kommunikationstechnologie, heute ist es als Sinnbild für verpasste Digitalisierung zur satirischen Pointe geworden. In einer Studie des Digitalverbandes Bitkom wurden nun deutschlandweit 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten repräsentativ zu ihrer Faxnutzung befragt.
Das Faxgerät: In drei von vier Büros findet es noch regelmäßig Verwendung.
Die Nutzung ist insgesamt rückläufig. 2018 faxten noch 95% der Unternehmen, 2020 noch 92%, 2022 waren es 88% und 2023 noch 82%. 2024 ist dieser Anteil auf immer noch beachtliche 77% gesunken. Davon geben 25% an, das Fax häufig oder sehr häufig zu nutzen. 2018 war dieser Anteil noch etwa doppelt so hoch.
Von den Unternehmen, die noch faxen, haben 56% angegeben, das Fax sei in der Kommunikation mit Behörden unumgänglich. 43% halten das Fax für sicherer als den Postweg; 35% gaben gut funktionierende und etablierte Prozesse als Grund dafür an, am Fax festzuhalten. Für jeweils 27% sind die Gründe Gewohnheit oder die Notwendigkeit eines Zustellnachweises. 25% der Unternehmen faxen, um den Anforderungen ihrer Kundschaft gerecht zu werden, 10% aufgrund rechtlicher Vorgaben. 7% halten das Fax für sicherer als digitale Kommunikation und 6% haben noch ein Fax als Backup, wenn die digitalen Systeme ausfallen.
Fax ist jedoch nicht gleich Fax. Moderne digitale Faxgeräte können ein Fax als E-Mail versenden und empfangen. Diesen Standard nutzen 72% der Unternehmen, die faxen. 24% arbeiten sogar ausschließlich damit. 66% nutzen auch den älteren Standard, bei dem das Fax als Ausdruck versandt wird. Nur 18% nutzen ausschließlich den älteren Standard.
Der Wandel gehe „erstaunlich langsam“ vonstatten, sagt Daniil Heinze, Referent für Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. Er verweist dabei besonders darauf, dass es heutzutage sichere Wege gebe, die komfortabler seien als das Fax. Als Beispiele nennt er die digitale Signatur, den EDI-Standard, sowie spezielle E-Mai-Formate mit rechtssicherem Zustellnachweis. Um die lang etablierten Faxprozesse jedoch damit abzulösen, sei jedoch "die Bereitschaft auf allen Seiten“ erforderlich, „bestehende Lösungen zu hinterfragen und sich auch neues digitales Knowhow anzueignen.“
Wenn es um Datenverschlüsselung geht, haben digitale Kanäle und insbesondere digitale Faxgeräte dem klassischen Fax wie auch der E-Mail einiges voraus, weiß Daniil Heinze. Das digitale Fax bietet eine automatische Empfangsbestätigung, sei weniger fälschungsanfällig und für rechtssichere Kommunikation geeignet.
