VLB-TIX: Erfahrungen und Ausblicke

Ein lernendes System

Seit knapp zwei Jahren ist VLB-TIX am Markt. Jede Buchhandlung, die das digitale Vorschausystem heute nutzt, tut es auf ihre Weise. Erfahrungswerte – und ein Ausblick auf neue Tools. SABINE CRONAU, TAMARA WEISE

Maria Köpp

Maria Köpp

Maria Köpp bereist als Vertreterin für Ullstein und Piper die Bundesländer Hessen, Rheinland-Pfalz und das Saarland, außerdem noch Luxemburg. Rund 500 Kunden hat sie aktuell in ihrer Kartei – darunter zunehmend auch solche, die das Titelinformationssystem VLB-TIX einsetzen und bei denen sie deshalb ihren dicken Vorschau-Koffer im Auto lassen kann.

Papierstapel, lose Zettel: Sich davon zu verabschieden und im Novitätengeschäft stattdessen den Laptop zu nutzen – Köpp betrachtet das nach den vielen Jahren, die sie bereits auf Achse ist, als Vorteil. Die Pluspunkte skizzierte sie unter anderem am 9. November auf der Veranstaltung "So tixt der Vertreter mit dem Buchhhändler" im Frankfurter Haus des Buches. Einer davon: "Vorschauen werden in einem sehr frühen Stadium der Programmplanung gedruckt. Kunden, die mit VLB-TIX arbeiten, sind auf dem neuesten Stand", so Köpp. Cover könnten digital aktualisiert, Schnellschüsse eingearbeitet werden: "Und wir als Vertreter müssen keine Blättchen mehr aus der Tasche ziehen."

Dieter Dausien

Dieter Dausien © Maria Dorn

Wie Vertreter und Buchhändler gemeinsam tixen, das erläutert Köpp auch in einem Börsenblatt-Video (bit.ly/vlbtix-im-test). Dass sich Vertreter mit der Umstellung auf das digitale Vorschausystem über kurz oder lang selbst abschaffen, wie manche befürchten, glaubt Maria Köpp ebenso wenig wie Dieter Dausien, Inhaber vom Buchladen am Freiheitsplatz in Hanau. "Vertreter werden doch nicht überflüssig, nur weil man Novitäten am Bildschirm einkauft", so Dausien auf der Veranstaltung in Frankfurt (und im erwähnten Börsenblatt-Video): "Beratung brauchen wir Buchhändler so oder so."

Klaus Kowalke, Inhaber der Buchhandlung Lessing und Kompanie Literatur in Chemnitz

Klaus Kowalke, Inhaber der Buchhandlung Lessing und Kompanie Literatur in Chemnitz © Christoph Künne

Trotzdem verändert VLB-TIX gewohnte Abläufe. Das beginnt schon damit, dass sich Buchhändler und Vertreter beim vereinbarten Besuchstermin im Laden nicht mehr wie gewohnt gegenübersitzen, sondern nebeneinander Platz nehmen – mit Blick auf PC, Laptop oder Tablet. Vielen fällt ein solcher Perspektivwechsel, die Umstellung vertrauter Prozesse nicht leicht, und einige sehen im Moment auch gar keine Notwendigkeit dafür: "Ich bleibe bei der Papiervorschau, um die lebendige Gesprächskultur mit den Vertretern nicht abreißen zu lassen", meint beispielsweise Klaus Kowalke von der Buchhandlung Lessing & Kompanie in Chemnitz: "Es ist eben doch etwas anderes, sich bei einer Tasse Kaffee über eine Printvorschau zu beugen, als gemeinsam auf den Bildschirm zu starren." Als Digitalisierungsmuffel versteht sich Kowalke nicht – und die Vorteile von VLB-TIX erkennt er durchaus: "Aber solange die allermeisten der 28 Vertreter, die wir pro Jahr empfangen, noch nicht damit arbeiten, bleiben wir als bibliophile, literarische Buchhandlung der Printvorschau treu. Gut möglich, dass wir das in fünf Jahren anders sehen."

Angemeldet bei VLB-TIX ist Kowalke dennoch, so wie gut 2.600 weitere Buchhändler. Und er nutzt das System ab und an auch zur Recherche bei sehr speziellen Kundenanfragen. In der Datenbank stoße er immer mal wieder auf neue Titel, die woanders noch nicht abgebildet seien, so seine Erfahrung. Nicht nur dieses Beispiel zeigt: Die Titeldaten im VLB und damit auch im Novitäten-Ableger VLB-TIX werden von den Verlagen mittlerweile mit deutlich höherer Priorität gepflegt als noch vor einigen Jahren. Und das ist in jedem Fall eine gute Nachricht für den Buchhandel.

Rahel Trotta

Rahel Trotta © privat

Während Klaus Kowalke weiterhin gemeinsam mit seiner Frau Susanne Meysick durch die Vorschauen blättert und sich Notizen auf den Seiten macht, um den Vertreterbesuch vorzubereiten, ist Rahel Trotta, Geschäftsführerin der Buchhandlung LeseZeichen im hessischen Groß-Zimmern, eine klare Verfechterin digitaler Kataloge. Sie ist froh darüber, nicht mehr kiloweise Verlagsprogramme aus der Buchhandlung aufs heimische Sofa und wieder zurück schleppen zu müssen – "und ich kann auch mal zwischendurch ein paar Minuten im Laden nutzen, um eine digitale Vorschau durchzublättern", so Trotta: "Mit der Lesezeichenfunktion weiß ich sofort, wo ich stehengeblieben bin." Seit dem Frühjahr arbeitet sie mit VLB-TIX, die Anregung kam von ihrer Random-House-Verlagsvertreterin. Das Prozedere: Vor dem Termin sichtet die Buchhändlerin die digitale Vorschau, notiert ihre Bestellzahlen im System – dann spricht sie mit der Vertreterin die Titel gemeinsam durch, tauscht sich mit ihr über die Bücher, ergänzende Videos, Audiodateien und andere Zusatzelemente aus:

"Im Grunde nutze ich VLB-TIX wie eine Papiervorschau mit Extras", meint Trotta. Ihr Beispiel scheint eine These von Klaus Kowalke zu bestätigen: Nutzer von komplexer Software bleiben oft auf der ersten Anwendungsstufe stehen, denn wer alle Vorteile ausreizen will, muss sich in die Details hineinfuchsen – was mit Zeitaufwand verbunden ist und für eine kleine Buchhandlung wie LeseZeichen vielleicht auch gar nicht sinnvoll wäre. Trotzdem zieht auch Rahel Trotta weitere Vorteile aus der Arbeit mit VLB-TIX: So stellt sie für gute Kunden, etwa im Fantasy-Segment, Merklisten mit empfehlenswerten Novitäten zusammen, die sich als PDF ausdrucken oder mailen lassen. Und sie kann sich gut vorstellen, aktiv Verlage auf eine Zusammenarbeit via VLB-TIX anzusprechen: "Es sind schon deutlich mehr dabei, als ich gedacht hatte." Aktuell nutzen exakt 276 Premium-Verlage das System, um zum Beispiel ihre digitale Vorschau einzustellen. Zu den jüngsten Neuzugängen gehören die Verlagsgruppen Oetinger und Thieme. Bis dato lassen sich 107 digitale Frühjahrsvorschauen für 2018 via VLB-TIX abrufen (Stichtag: 14. November).

Verändert sich das Einkaufsverhalten im Buchhandel durch VLB-TIX? Rahel Trotta beobachtet, dass sich bei ihr zumindest das Schubladendenken nach Verlagen und Vertretern mehr und mehr auflöst: "Begonnen hat diese Entwicklung durch unsere Teilnahme am Netzwerk KNV Fit, aber sie hat sich durch VLB-TIX verstärkt."

Kleinere und mittlere Verlage nehme sie jetzt sogar eher wahr als vorher: "Eine digitale Titelübersicht mit meinen favorisierten Verlagen ist da hilfreicher als eine Printvorschau, die ganz unten im Stapel landet und dann vergessen wird." Vorteile für Indie-Verlage sieht auch Marcus Schröder, in Celle Filialleiter der Buchhandlung Decius: "Über die VLB-Meldung sind sie ohnehin mit ihren Titeln in VLB-TIX vertreten – und sie haben die Chance, mit ihren Vorschauen gleichwertig neben großen Konzernen aufzutreten."

Ein interessanter Punkt, den offenbar die Aurora Vertriebs­kooperation ebenfalls erkannt hat. Der Verbund, dem 13 inhabergeführte Verlage angehören (Mankau, Scorpio, Windpferd und andere), hat sich schon recht früh mit dem System beschäftigt und initiierte ein Feature, das es erlaubt, die Vorschauen aller Verbundverlage zusammenzuschalten (live seit Juni 2017). "Für uns ist das sehr praktisch, weil wir als Gruppe jetzt ganz andere Möglichkeiten haben, einheitlich nach außen aufzutreten", sagt Claudia Graßl vom Büro Alexander Herrmann Vertrieb und Beratung München, das die Vertriebskooperation betreut. Der Effekt, zum Beispiel: Die Aurora Vertriebskooperation gehört bei Hugen­dubel in der Zentrale jetzt zur VLB-TIX-Testgruppe, gerade wurde die erste Vorschau abgegeben. "In der Vergangenheit haben wir einzelne Vorschauen erstellt, jetzt konnten wir zum ersten Mal eine gemeinsame abliefern – das bringt uns weiter."

Hugendubel, Thalia, Pustet: Große Filialisten testen VLB-TIX schon länger. Auch die Buchhandlung Decius (elf Filialen, knapp 200 Mitarbeiter) hat eine "Taskforce" ins Leben gerufen, um die Arbeit mit dem digitalen Vorschaussystem zu testen (mit ihren drei Läden in Celle, Hannover und Hildesheim). Kooperationspartner von Decius sind die Verlagsgruppen Rowohlt, Ullstein und Random House. Bei den Vertreterbesuchen werden die Bestellzahlen direkt ins System eingegeben, danach als CSV-Datei exportiert und an den Verlag gemailt. "Das hat am besten bei Random House geklappt, denn die Münchner sind mit der Umstellung schon sehr weit", so die Bilanz von Decius-Filialleiter Marcus Schröder. Drei Dinge schätzt er am System besonders:

  • Schluss mit Vorschaustapeln: "Wir haben vier große Hängeregister mit Vorschauen, die manuell für den Vertreterbesuch sortiert und zusammengestellt werden müssen", berichtet Schröder: "Die Buchhändlerin, die das macht, hat durch die digitale Vorschau mehr Zeit für Kundengespräche. Das ist eine riesige Entlastung." Im besten Fall müsse sie nur den Namen des Vertreters eingeben, um die betreuten Verlage zu sehen.  
  • Kommentarfunktion: Bereits jetzt sind sämtliche Decius-Filialen in VLB-TIX angelegt. Die Mitarbeiter können sich filialübergreifend über die Kommentarfunktion abstimmen, welches Potenzial sie einem Titel zutrauen: "Wenn alle Kollegen die Scheu vor der digitalen Vorschau verlieren, dann gewinnen wir auch dadurch sehr viel Zeit und haben eine gute Möglichkeit zum Austausch", meint Schröder.
  • Merklisten: Vor allem in der Belletristik helfe VLB-TIX bei der Disposition und der Präsentation von Titeln, berichtet Schröder – durch Merklisten mit den eingekauften Titeln, die sich nach Wochen und Monaten sortieren und ausdrucken lassen: "Dann sieht man auf einen Blick, welche neuen Titel wann geliefert werden und kann die Belegung der Aktionstische entsprechend steuern."


Schröders Fazit nach den ersten Monaten: "VLB-TIX ist ein ungeheuer vielseitiges Instrument – gewissermaßen das Schweizer ­Taschenmesser der Buchbranche." Kollegen rät er: "Ruhig mal ­kostenlos anmelden und testen. Selbst ohne VLB-TIX für den Verterterbesuch zu nutzen, gibt es viele Optionen zur Recherche." Einen Wunsch an Entwickler und Verlage hat er trotzdem: "Wenn auch Non-Books vernünftig abgebildet würden, wäre das für unseren Einkauf enorm hilfreich."
 
Was VLB-TIX kann – und was (noch) nicht  Die ganz großen Hürden auf dem Weg ins Ziel hat die Branchenlösung genommen, fertig wird das System aber vermutlich nie. Das VLB-TIX-Team in Frankfurt feilt permanent daran, Bedienerfreundlichkeit und Praxisnutzen zu verbessern, Schwachstellen zu beheben, Anwender-Wünsche umzusetzen. Online, auf der Website vlbtix.de, über den Newsletter (alle zwei Wochen) und auf Facebook kann man dem Entwicklerteam dabei auf die Finger schauen: Jede Erweiterung, jede Korrektur wird dokumentiert.

"In der Produktentwicklung stehen derzeit alle Features im Fokus, die das tägliche Arbeiten mit VLB-TIX erleichtern", so Sandra Schüssel, die das Projekt innerhalb der MVB als Leiterin des Geschäftsbereichs MVB Labs steuert. Bezogen auf den Buchhandel bedeutet das zum Beispiel:  

  • Print-Analogien schaffen: Um Buchhändlern den Umstieg zu erleichtern, baut das Entwicklerteam vertraute Werkzeuge ein – zuletzt etwa ein virtuelles Lesezeichen.
  • Erreichbarkeit verbessern: Weil schnelle Internetverbindungen nicht bundesweit verfügbar sind, soll es 2018 eine Art Offline-Variante für den Vorschauservice geben.
  • Dateien sortieren: Dateien, die VLB-TIX etwa bei Buchhändler-Bestellungen automatisch erzeugt, unterscheiden sich derzeit auf den ersten Blick lediglich durch Datum und Bestellnummer. Demnächst lassen sich Ordner anlegen.          
  • Schnittstellen ausbauen: Schon jetzt gibt es viele Schnittstellen zu anderen Software-Produkten der Branche, zu Warenwirtschaften und Vertretersystemen – doch die Zahl soll Schritt für Schritt erhöht werden.
  • Leseexemplare ordern: VLB-TIX verfügt bereits, je nach Titel und Verlag, über "Blick-ins-Buch"-Angebote. Ab Anfang 2018 soll darüber hinaus ein Tool zur Verfügung stehen, um digitale Leseexemplare anfordern und versenden zu können. Die MVB entwickelt diesen Service in Kooperation mit dem Digital-Dienstleister Readbox.


Vertreterin Maria Köpp dürften all diese Schritte freuen, jedes neue Extra bedeutet schließlich Rückenwind für Effizienz und Akzeptanz der digitalen Vorschau. Lieber heute als morgen würde sie nicht mehr nur einen Teil, sondern die meisten ihrer Buchhandelskunden im Novitäten­alltag mit Unterstützung von VLB-TIX betreuen. Aus ihrer Sicht für den Vertrieb besonders reizvoll: "Individuelle Vorschauen für einzelne Buchhändler erstellen zu können" – je nach Interesse und Spezialisierung.

So hat sich die Branchenlösung VLB-TIX entwickelt



  • April 2014: Die Taskforce Metadatenbank des Börsenvereins setzt sich für den Aufbau eines branchenweiten Titelinformationssystems ein und legt in einem "White Paper" Vorschläge auf den Tisch. Erklärtes Ziel: den Workflow zwischen Verlag und Buchhandel optimieren.

  • Juni 2015: Mehr als 50 Unternehmen aus allen Bereichen der Branche können eine Betaversion von VLB-TIX testen, die innerhalb weniger Monate entwickelt wurde. Auch Firmen für Verlagssoftware- und Warenwirtschaftssysteme gehören zu den ersten Pilotkunden.

  • Januar 2016: VLB-TIX startet offiziell, mit mehr als 390.000 Novitäten. Ab Juni sind elf Warenwirtschaftssysteme angebunden. Weitere digitale Vorschaulösungen konkurrieren mit VLB-TIX, etwa Edelweiss+ (Above the Treeline / Harenberg) und Novi24 ( SoftPoint / eBuch).

  • Oktober 2016: Die Münchner Buchhandlung Hugendubel führt VLB-TIX für ihren Novitäten-Einkaufsprozess ein. Und auf der Frankfurter Buchmesse können Besucher mit VLB-TIX eine begehbare Vorschau mit 3-D-Brille testen (in Kooperation mit Anbieter Iucon).

  • Dezember 2016: VLB-TIX und das VLB werden künftig in Alleinregie von der MVB Marketing- und Verlagsservice des Buchhandels GmbH geführt. Die Wirtschaftstochter des Börsenvereins übernimmt alle Anteile vom bisherigen Entwicklungspartner Newbooks Solutions.

  • Januar 2017: Mehr als 250 Verlage sind Premium-Kunden, die besondere Services und Titelbühnen bei VLB-TIX nutzen, darunter die Verlagsgruppen Bonnier, Random House und Holtzbrinck. Über 1.000 Vorschauen sind mittlerweile im Titelinformationssystem verfügbar.

  • Mai / Juni 2017: Die Auslieferungen Brockhaus / Commission und Prolit schaffen für die Herbstreise Schnittstellen zu VLB-TIX, auch ein neuer Zugang für Vertriebskooperationen wird geschaffen, um verschiedene Verlage in einer Vorschau bündeln zu können.

  • August 2017: VLB-TIX stellt als eine der ersten großen Branchenplattformen auf den internationalen Daten-Standard ONIX 3.0 um. Damit lassen sich, wie bereits beim VLB, deutlich mehr Informationen transportieren, die fürs Marketing von Büchern wichtig sind.

  • September 2017: Der Buchhandel weitet den Einkauf über VLB-TIX deutlich aus. Bei Hugendubel liefern mittlerweile 16 große Verlage ihre Vorschauen ausschließlich über VLB-TIX aus. Zudem können Vorschaudaten automatisiert angeliefert werden (XML/Excel).

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